Ved tilsyn holder det ikke alltid å vise fram et kursbevis med navn og dato. Arbeidsgiver må kunne dokumentere at den ansatte har fått opplæringen som kreves for arbeidsoppgavene, utstyret og risikoen på arbeidsplassen.
For flere typer arbeid betyr dette at virksomheten må ha dokumentasjon på både teori, praksis og opplæring i det konkrete utstyret som brukes.
Arbeidsgiveren har ansvaret
Det er arbeidsgiverens ansvar å sørge for at ansatte har nødvendig opplæring før de settes til arbeid.
Arbeidsgiveren må blant annet kunne vise at:
- riktig kurs er valgt
- opplæringen dekker arbeidsoppgavene
- nødvendig teori og praksis er gjennomført
- den som ga opplæringen, hadde riktig kompetanse
- opplæringen er forstått
- kursbevis og annen dokumentasjon er tilgjengelig
- det er gitt ny opplæring når det har vært nødvendig
Dette gjelder også for nyansatte, midlertidig ansatte og innleid personell.
Les mer i Arbeidstilsynets veiledning om generelle krav til opplæring.
Hva bør et kursbevis inneholde?
Kravene varierer mellom ulike kurs. Som et minimum bør dokumentasjonen normalt vise:
- navn på deltakeren
- fødselsdato når dette kreves
- navn på kurset
- dato for opplæringen
- opplæringens varighet
- hvilke temaer som er gjennomgått
- om opplæringen var teoretisk eller praktisk
- resultatet av en prøve eller vurdering
- navn på instruktøren eller kurstilbyderen
- kompetansen til den som ga opplæringen
- hvilket språk opplæringen ble gitt på
- hvilke maskiner, utstyrstyper eller arbeidsoppgaver opplæringen gjelder
Et digitalt kursbevis kan brukes dersom det inneholder nødvendige opplysninger og kan hentes fram ved behov.
Et teoribevis er ikke alltid nok
Mange nettkurs dokumenterer bare teoridelen. Hvis regelverket krever praktisk opplæring, må denne dokumenteres i tillegg.
Dette gjelder blant annet ved:
- bruk av lift og personløfter
- montering og kontroll av stillas
- bruk av fallsikringsutstyr
- kjøring av truck, kran og anleggsmaskin
- bruk av løfteredskap
- praktisk førstehjelp
Arbeidsgiveren bør kontrollere hva kursbeviset faktisk sier. Står det «teoretisk opplæring», kan det ikke brukes som bevis på at praksisen også er gjennomført.
Dokumentasjon på praktisk opplæring
Når praksis gjennomføres på arbeidsplassen, bør dokumentasjonen vise:
- hvem som fikk opplæringen
- hvem som ga opplæringen
- dato og sted
- hvor lenge opplæringen varte
- hvilket utstyr som ble brukt
- hvilke oppgaver som ble øvd på
- om deltakeren viste at oppgavene kunne utføres trygt
- underskrift fra deltaker og den som ga opplæringen
For enkelte kurs er det fastsatt et bestemt antall timer praksis. Da må dokumentasjonen vise at timekravet er oppfylt.
Opplæring i det konkrete utstyret
Et generelt kursbevis betyr ikke nødvendigvis at den ansatte kan bruke alle modeller av samme type arbeidsutstyr.
Arbeidsgiver skal gi utstyrsspesifikk opplæring når det er nødvendig. Det kan være aktuelt når en ny maskin har:
- en annen betjening
- nye sikkerhetsfunksjoner
- et annet stabiliseringssystem
- andre begrensninger
- en annen start- og stoppløsning
- utskiftbart utstyr
- et annet bruksområde
Dokumentasjonen bør vise hvilken modell eller type arbeidsutstyr opplæringen gjelder, hvem som ga den, og hvem som mottok den.
Arbeidstilsynet forklarer forskjellen mellom kurs og utstyrsspesifikk opplæring på siden om dokumentert og sertifisert sikkerhetsopplæring.
Dette gjelder for noen vanlige kurs
Stillas
Ved montering, demontering, endring og kontroll av stillas skal arbeidsgiveren kunne dokumentere både teori og praktisk øvelse.
Kompetansebeviset skal blant annet vise hvem som har fått opplæringen, innholdet i teori og praksis, hvem som ga opplæringen, og hvilken høyde og stillastype den gjelder.
For stillas fra fem meter og inntil ni meter kreves minst 15 timer teori og 15 timer praksis. Et teoribevis alene er derfor ikke nok.
Se Arbeidstilsynets krav til stillasopplæring.
Lift og personløfter
Dokumentasjonen skal vise at den ansatte har fått både praktisk og teoretisk opplæring.
Den må også vise:
- hvilken liftgruppe opplæringen gjelder
- hvilken type personløfter som ble brukt
- hvilke arbeidsoppgaver personen er opplært til
Arbeidsgiveren må i tillegg vurdere om det er nødvendig med ny opplæring ved overgang til en lift med annen betjening eller andre sikkerhetsfunksjoner.
Se Arbeidstilsynets veiledning om bruk av personløfter.
Truck, kran og anleggsmaskin
For arbeidsutstyr som krever sertifisert sikkerhetsopplæring, skal føreren ha kompetansebevis for riktig klasse.
Arbeidsgiveren bør også kunne vise:
- at alle nødvendige moduler er gjennomført
- at praktisk opplæring og prøve er bestått
- at føreren har opplæring i den aktuelle maskinen
- at arbeidsgiveren har gitt tillatelse til bruk
Et kompetansebevis for én klasse gir ikke tillatelse til å bruke arbeidsutstyr i en annen klasse.
Fallsikring
Virksomheten må kunne dokumentere at den ansatte har fått nødvendig kunnskap og øvelse i fallsikringsutstyret som brukes.
I tillegg til kursbeviset bør arbeidsgiveren kunne vise:
- praktisk opplæring i sele og tilkobling
- opplæring i kontroll av utstyr
- valg av forankringspunkt
- kjennskap til redningsplanen
- øvelse i redning når dette er nødvendig
FSE
FSE-opplæringen skal gjennomføres minst én gang i året. Det skal ikke gå mer enn tolv måneder mellom hver opplæring.
Ved et tilsyn bør virksomheten kunne vise:
- kursbevis med dato
- at opplæringen gjelder riktig spenningsnivå
- førstehjelpsopplæring ved strømulykker
- gjennomgang av interne instrukser og rutiner
- at opplæringen er tilpasset den ansattes rolle
- dokumentasjon i internkontrollen
Les mer i DSBs veiledning til FSE § 7.
Diisocyanater
Dokumentasjonen skal blant annet vise:
- hvem som tok kurset
- hvem som ga opplæringen
- kompetansen til kursholderen
- hvilke temaer som ble gjennomgått
- kursets varighet
- hvordan opplæringen ble gjennomført
- dato og sted
- at deltakeren oppnådde godkjent resultat
- hvilket opplæringsnivå kurset dekker
Kurset skal gjentas minst hvert femte år.
Se Arbeidstilsynets krav til opplæring i diisocyanater.
HMS kurs
Verneombud må enten vise til dokumentasjon for forkortet HMS kurs eller 40-timers HMS kurs. Også daglig leder må dokumentere HMS opplæring iht AML § 3-5
Må kursbeviset være tilgjengelig på arbeidsplassen?
Dokumentasjonen skal kunne hentes fram når Arbeidstilsynet ber om den. For flere typer opplæring skal den også være tilgjengelig for verneombudet.
Det er lurt å lagre dokumentasjonen samlet i et digitalt system. Arbeidsleder bør raskt kunne finne ut:
- hvem som har hvilken kompetanse
- hvilke oppgaver personen kan utføre
- hva som mangler
- når opplæringen må fornyes
- om praksis og utstyrsspesifikk opplæring er registrert
Ikke la den eneste kopien ligge på en tidligere arbeidsleders datamaskin eller i en papirperm ingen finner.
Har alle kursbevis en utløpsdato?
Nei. Reglene varierer.
Noen eksempler:
- FSE skal gjennomføres minst hver tolvte måned.
- Kurs i diisocyanater skal gjentas minst hvert femte år.
- Sertifikat i varme arbeider gjelder i fem år.
- Flere kurs for stillas, lift og arbeidsutstyr har ikke en fast utløpsdato.
Selv om kursbeviset ikke har en utløpsdato, må arbeidsgiveren vurdere behovet for ny opplæring. Oppfriskning kan være nødvendig ved nye regler, endrede arbeidsoppgaver, nytt utstyr eller lang tid uten praktisk bruk.
Utenlandske kursbevis
Et utenlandsk kursbevis er ikke automatisk tilstrekkelig.
Arbeidsgiveren må kontrollere:
- hva opplæringen inneholdt
- om den omfattet teori og praksis
- hvilket regelverk kurset bygget på
- om kompetansen dekker arbeidsoppgaven i Norge
- om dokumentasjonen kan kontrolleres
- om arbeidstakeren trenger tilleggsopplæring
For enkelte typer arbeid finnes det egne regler for godkjenning av utenlandsk kompetanse.
Vanlige feil ved tilsyn
Dette er typiske mangler en virksomhet bør unngå:
- Kursbeviset dekker bare teori, men arbeidstakeren er satt til praktisk arbeid.
- Dokumentasjon på praksis mangler.
- Kurset gjelder feil høyde, klasse eller utstyrstype.
- FSE-kurset er eldre enn tolv måneder.
- Utstyrsspesifikk opplæring er ikke dokumentert.
- Virksomheten kan ikke vise at instruktøren var kvalifisert.
- Kursbeviset mangler navn, dato eller beskrivelse av innholdet.
- Dokumentasjonen finnes, men kan ikke hentes fram.
- Innleid personell settes til arbeid uten at kompetansen er kontrollert.
- Den ansatte har kurs, men har ikke fått lokale instrukser.
Praktisk sjekkliste for arbeidsgiver
Før en ansatt settes til arbeid, bør dere kunne svare ja på følgende:
- Har personen riktig kurs for oppgaven?
- Dekker kurset riktig nivå, høyde eller maskinklasse?
- Er både teori og nødvendig praksis dokumentert?
- Er kursbeviset fortsatt gyldig?
- Har personen fått opplæring i det konkrete utstyret?
- Er lokale instrukser og rutiner gjennomgått?
- Forstår personen språket opplæringen ble gitt på?
- Hadde instruktøren nødvendig kompetanse?
- Kan dokumentasjonen finnes fram med en gang?
- Er det satt en dato for ny opplæring eller kontroll?
Kursbeviset er bare én del av dokumentasjonen
Et kursbevis viser at en bestemt opplæring er gjennomført. Arbeidsgiveren må i tillegg vurdere om opplæringen er god nok for det arbeidet den ansatte faktisk skal gjøre.
Ved tilsyn bør virksomheten kunne vise en sammenhengende kjede:
arbeidsoppgave → krav til opplæring → kurs og praksis → utstyrsspesifikk opplæring → tillatelse til å utføre arbeidet
Når denne dokumentasjonen er samlet og oppdatert, blir det enklere å følge regelverket, planlegge arbeidet og unngå at ansatte settes til oppgaver de ikke har fått opplæring i.